Publipostage par courriel ou habiller les courriels de réponse

Si vous avez la liste des personnes et des courriels, vous pouvez utiliser l'extension (un module) de Thunderbird : Mail Merge pour faire votre publipostage.

Cette fonctionnalité de publipostage vous permettra de créer, enregistrer ou envoyer plusieurs messages individuels et personnalisés (destinataires / liens / pièces jointes /…) à plusieurs destinataires à partir d'un unique courriel initial.

Si ceci vous intéresse, on vous conseille la lecture de ce tutoriel, mis à disposition pour l'académie de Grenoble :
https://numerique26.web.ac-grenoble.fr/publipostage-thunderbird

L'université a décidé que la plateforme Yurplan serait l'outil pour répondre à ce besoin.
Bruno Jullien a accepté d'être le gestionnaire fonctionnel de cette plateforme.

Cet outil, très simple à utiliser, est destiné aux événements avec un grand nombre d’invités. Pour les invitations individuelles ou de petits groupes, un laissez-passer envoyé depuis votre adresse courriel universitaire ou une attestation signée de votre part sera suffisant.

Pré-requis (optionnel) :

• Avoir un smartphone chargé le jour de l'évènement avec l'application Yurplan Scan si vous souhaitez comptabiliser les entrées.

Les avantages de Yurplan :

• un QR code est associé à chaque billet permettant à l'entrée de scanner avec un smartphone le billet et de savoir combien de personne sont là, combien il en manque, etc.

Bruno Jullien viendra faire une démonstration (formation) lors du prochain Petit déjeuner des webmestres, le n°46, du 18 mars.

Afin que tout le monde puisse lire correctement votre réponse automatique, voici quelques conseils :

• Si vous faites une mise en page, préférez l'utilisation d'un tableau, car les vieux logiciels n'interprètent pas forcément la CSS dans les courriels et seul un tableau vous permettre de mettre du texte à côté d'une image.
• Faites que ce tableau soit responsive avec une largeur maximum de 600 pixels (cette taille répondra au besoin des vieux logiciels de messagerie)
• La CSS doit être intégré à votre courriel. Pour assurer le coup vis-à-vis des logiciels les plus anciens, vous pouvez même l'intégrer à côté de chaque balise HTML.
• Si votre courriel n'est pas individualisé, mettez en haut de votre tableau une ligne avec "Si vous ne parvenez pas à lire ce courriel, nous vous proposons la version web" et vous faites un lien vers une page hors menu qui pourra donner le même niveau d'information.
• En fonction de comment vous faites votre publipostage (en utilisant une liste de Paris 1 ou direct), vous devrez penser au poids de votre message, car les listes de l'université qui ont beaucoup d'abonnés, sont limitées et le courriel envoyé ne doit pas dépasser ce poids. De ce fait, si vous prévoyez d'insérer des images dans votre message, vous devrez choisir entre les mettre en lien ou les insérer en pièce jointe ou converties et incluses en base64 au sein de votre courriel.

Point 1 : Utilisation d'un tableau

Pour l'accessibilité, vous devez indiquer dans les attributs de votre tableau que celui-ci n'est pas un tableau de données mais qu'il sert à faire de la mise en page, il faut donc ajouter : role="presentation" 
Par exemple : 
<table cellspacing="0" cellpadding="0" border="0" role="presentation">

Point 2 : Votre tableau doit être responsive

Éviter les dimensions fixes en pixel, préférez des pourcentages.
On mettra l'attribut width="600px" afin de donner une info aux vieux logiciels qui n'interprètent pas la CSS et à la suite, on mettra l'attribut style avec les valeurs souhaitées.

Par exemple pour le premier tableau : 
<table cellspacing="0" cellpadding="0" border="0" role="presentation"  width="600px" style="width:100%;max-width:600px;">

et si on veut mettre une image à côté d'un texte, on pourra mettre une cellule à 30% et l'autre à 70% avec des max-width à 200px et 400px par exemple.

Point 3 : Mettez votre CSS sur chaque balise HTML

Avec style="", vous mettez votre style CSS entre les guillemets. 
Exemple : <p style="text-align:center,">

Point 5 : inclure ou pas les images ?

Une image en lien déposée sur un serveur (votre site) aura l'avantage de donner le choix à la personne de la charger ou pas. S'il est dans le train avec une faible bande passante, il pourra lire le texte et vous remerciera.

Si vous mettez votre image en pièce jointe, en fonction du logiciel, le comportement sera différent. Elle sera parfois chargée et d'autre fois, pas chargée.

Si vous souhaitez intégrer votre image complétement au sein de votre contenu, comme si elle était du texte, vous pouvez la convertir en base64 :
https://base64.guru/converter/encode/image
choisissez bien "Data URI -- data:content/type;base64" dans le sélecteur pour avoir votre sortie avec toutes les infos nécessaires. Et vous mettez le résultat dans l'attribut src de votre image. Au lieu d'avoir une URL, vous aurez votre image encodée.

Vous avez la possibilité de reprendre les données qui ont été saisies par l'internaute, dans votre message.

Il vous suffit d'indiquer ceci :
[webform_submission:values:clef] 
Dans l'onglet "construire" de votre webform, la clef est indiquée dans la 2e colonne.

Par exemple, nous utilisons ce système pour les cartes de vœux électronique et associé à certains champs, voici les appels qui sont fait :

• Indiquez le courriel du destinataire : [webform_submission:values:a_qui_voulez_vous_envoyer_votre_carte_]
• Indiquer les courriels des destinataires : [webform_submission:values:indiquer_les_destinataires]
• Votre prénom : [webform_submission:values:votre_prenom_]
• Votre nom : [webform_submission:values:votre_nom_]
• Votre courriel :[webform_submission:values:merci_de_le_confirmer]

et sa configuration est :

À [merci_de_le_confirmer]
CC : [a_qui_voulez_vous_envoyer_votre_carte_]
BCC : [indiquer_les_destinataires]
De: [votre_prenom_] [votre_nom_] <[merci_de_le_confirmer]>
Reply to: [merci_de_le_confirmer]
Sujet : [votre_prenom_] [votre_nom_] vous a envoyé une carte
Paramètres : HTML